Konkurs HR TECH CHANGER 2026
Regulamin Konkursu HR TECH CHANGER 2026
§ 1 Postanowienia ogólne
1. Niniejszy Regulamin określa zasady, zakres i warunki uczestnictwa w konkursie pod nazwą „HR Tech Changer 2026” („Konkurs”), a także prawa i obowiązki Organizatora oraz Uczestników („Regulamin”).
2. Organizatorem Konkursu jest Polskie Forum HR – Związek Pracodawców z siedzibą w Warszawie, ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa, NIP 5262685295, KRS 0000124305 („Organizator”).
3. Konkurs stanowi kolejną edycję inicjatywy zapoczątkowanej w 2023 roku przez firmy członkowskie Polskiego Forum HR, służącej wyłanianiu i promowaniu najbardziej innowacyjnych rozwiązań technologicznych na rynku HR.
4. W edycji 2026 w centrum uwagi znajdują się zaawansowane, praktyczne wdrożenia sztucznej inteligencji w obszarze HR, oceniane z uwzględnieniem ich efektywności, innowacyjności oraz odpowiedzialnego i etycznego wykorzystania technologii.
5. Konkurs trwa od dnia 17 września do dnia 7 grudnia 2026 roku, z zastrzeżeniem postanowień dotyczących reklamacji, przetwarzania danych osobowych i korzystania z materiałów konkursowych, które obowiązują także po tym terminie.
6. Finał Konkursu odbędzie się podczas konferencji „HR TECH CHANGER 2026: Polska w erze AI” w dniu 7 grudnia 2026 roku w Hotelu Crowne Plaza w Warszawie („Konferencja”).
7. Konkurs jest organizowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a udział w nim jest dobrowolny i bezpłatny.
8. Konkurs nie jest grą hazardową w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych ani innym przedsięwzięciem, którego wynik zależy od przypadku.
9. Przystąpienie do Konkursu oznacza zapoznanie się z Regulaminem i jego akceptację oraz zobowiązanie do przestrzegania określonych w nim zasad.
10. Regulamin jest dostępny w siedzibie Organizatora oraz na stronie https://hrtechchanger.pl/.
§ 2 Przedmiot Konkursu
1. Konkurs jest prowadzony w kategorii: ZAAWANSOWANE WDROŻENIA SZTUCZNEJ INTELIGENCJI W OBSZARZE HR.
2. Przedmiotem Konkursu jest wyłonienie najbardziej innowacyjnych i efektywnych wdrożeń sztucznej inteligencji usprawniających procesy HR („Projekt”).
3. Do Konkursu mogą być zgłaszane Projekty:
a. przedstawiane przez dostawców technologii, prezentujące praktyczne zastosowanie ich narzędzi w konkretnej organizacji;
b. przedstawiane przez organizacje, które wykorzystują rozwiązania sztucznej inteligencji – własne lub dostępne komercyjnie – w swoich procesach HR;
c. zgłaszane wspólnie przez dostawcę technologii i organizację, w której rozwiązanie zostało wdrożone.
4. Zgłoszenie musi dotyczyć rzeczywistego wdrożenia, które pozwala opisać sposób realizacji, napotkane wyzwania oraz osiągnięte efekty. Projekty pozostające wyłącznie na etapie koncepcji nie podlegają ocenie merytorycznej.
5. Uczestnik może zgłosić więcej niż jeden Projekt, pod warunkiem przesłania odrębnego Zgłoszenia dla każdego z nich.
§ 3 Warunki uczestnictwa i Zgłoszenie
1. Uczestnikiem Konkursu może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, będąca dostawcą technologii lub organizacją wykorzystującą rozwiązania sztucznej inteligencji w obszarze HR, która spełnia warunki określone w Regulaminie („Uczestnik”).
2. Zgłoszenia w imieniu Uczestnika dokonuje osoba uprawniona do jego reprezentowania albo należycie umocowana osoba kontaktowa. Zgłoszenie wspólne wskazuje co najmniej jednego Uczestnika odpowiedzialnego za kontakt z Organizatorem.
3. Warunkiem udziału w Konkursie jest prawidłowe i terminowe przesłanie zgłoszenia konkursowego („Zgłoszenie”) za pośrednictwem elektronicznego formularza udostępnionego na stronie https://hrtechchanger.pl/ („Formularz”).
4. Zgłoszenia są przyjmowane do dnia 28 października 2026 roku włącznie.
5. Formularz obejmuje następujące dane i informacje:
a. imię i nazwisko osoby zgłaszającej lub osoby kontaktowej;
b. adres e-mail;
c. numer telefonu;
d. nazwę firmy lub organizacji;
e. link do strony internetowej firmy, organizacji lub rozwiązania – jeżeli taka strona istnieje;
f. odpowiedzi na pytania merytoryczne wskazane w Formularzu dotyczące Projektu, obejmujące w szczególności informacje dotyczące obszaru HR, którego dotyczy Projekt, problemu, na który odpowiada, procesu jego wdrożenia i związanych z nim wyzwań oraz efektów wdrożenia;
g. plik PDF zawierający materiały uzupełniające lub link do materiału wideo – jeżeli Uczestnik chce je dołączyć;
h. akceptację Regulaminu;
i. potwierdzenie zapoznania się z Klauzulą Informacyjną oraz wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w Formularzu w celu organizacji i przeprowadzenia Konkursu.
6. Szczegółowe wymagania techniczne dotyczące Formularza, plików i linków, w tym dopuszczalnego formatu lub rozmiaru materiałów, mogą zostać wskazane bezpośrednio w Formularzu.
7. Organizator może zwrócić się do Uczestnika o uzupełnienie Zgłoszenia, przedstawienie dodatkowych informacji lub wyjaśnień w terminie wskazanym w wiadomości. Brak uzupełnienia w tym terminie może skutkować pozostawieniem Zgłoszenia bez dalszego rozpoznania.
8. Zgłoszenia przesłane po terminie lub poza Formularzem nie będą rozpatrywane, chyba że Organizator przedłuży termin zgłoszeń i poda tę informację do publicznej wiadomości.
9. Uczestnik odpowiada za prawdziwość, kompletność i aktualność danych oraz informacji zawartych w Zgłoszeniu.
§ 4 Zasady i przebieg Konkursu
1. Konkurs obejmuje:
a. weryfikację formalną Zgłoszeń przez Organizatora;
b. ocenę merytoryczną Projektów;
c. wybór Uczestników zaproszonych do zaprezentowania Projektów podczas Konferencji („Laureaci”);
d. prezentację Laureatów podczas Konferencji.
2. Weryfikacja formalna obejmuje ocenę, czy Zgłoszenie zostało przesłane w terminie i za pomocą właściwego Formularza, zawiera wymagane dane, informacje i oświadczenia oraz dotyczy Projektu zgodnego z przedmiotem Konkursu.
3. Do oceny merytorycznej Projektów oraz wyłonienia Laureatów Organizator powołuje Kapitułę Konkursu („Kapituła”). Organizator ustala skład liczbowy i osobowy Kapituły, podział zadań oraz tryb jej pracy, uwzględniając potrzebę zapewnienia rzetelnej i bezstronnej oceny Projektów.
4. Członek Kapituły nie może być powiązany osobowo ani kapitałowo z Uczestnikiem albo Projektem.
5. Kapituła może zwracać się do Uczestników o dodatkowe wyjaśnienia lub zaprosić wybranych Uczestników na rozmowę lub prezentację online.
6. Przy ocenie Projektów Kapituła bierze pod uwagę w szczególności:
a. znaczenie problemu HR, na który odpowiada Projekt, oraz adekwatność zastosowania sztucznej inteligencji;
b. innowacyjność i poziom zaawansowania rozwiązania;
c. jakość wdrożenia, w tym sposób zarządzania wyzwaniami i zaangażowania interesariuszy;
d. etyczne i odpowiedzialne wykorzystanie sztucznej inteligencji, w tym adekwatność mechanizmów nadzoru człowieka, przejrzystości, ochrony danych, bezpieczeństwa i ograniczania ryzyka dyskryminacji;
e. konkretne, możliwe do wykazania efekty wdrożenia;
f. możliwość dalszego rozwoju, skalowania lub wykorzystania doświadczeń z Projektu w innych organizacjach.
7. Kapituła może stosować ocenę punktową, opisową lub łączyć oba te sposoby. Szczegółowy sposób porównania ocen i znaczenie poszczególnych kryteriów Kapituła ustala stosownie do charakteru zgłoszonych Projektów.
8. Liczba Laureatów nie jest z góry określona. Kapituła może wyłonić jednego lub więcej Laureatów, przyznać wyróżnienia, a także odstąpić od przyznania tytułu Laureata, jeżeli żaden Projekt nie spełnia w wystarczającym stopniu kryteriów Konkursu.
9. Laureaci zostaną poinformowani o wyborze drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w Formularzu. Organizator przekaże im informacje dotyczące formatu, czasu i warunków prezentacji podczas Konferencji.
10. Brak potwierdzenia udziału w Konferencji lub brak możliwości przeprowadzenia prezentacji w terminie wskazanym przez Organizatora może skutkować rezygnacją z prezentacji danego Projektu i zaproszeniem innego Uczestnika.
11. Prezentacje Laureatów odbędą się w dniu 7 grudnia 2026 roku podczas Konferencji w Hotelu Crowne Plaza w Warszawie. Organizator może opublikować wyniki również na swoich stronach internetowych i w mediach społecznościowych.
12. Organizator nie pokrywa kosztów dojazdu, zakwaterowania ani innych kosztów związanych z udziałem Uczestnika w Konferencji.
13. Rozstrzygnięcia Kapituły dotyczące oceny merytorycznej są ostateczne. Reklamacja może dotyczyć naruszenia zasad proceduralnych określonych w Regulaminie, a nie indywidualnej oceny Projektu.
§ 5 Prawa do Zgłoszenia i materiały konkursowe
1. Uczestnik oświadcza, że posiada prawa, zgody i upoważnienia niezbędne do zgłoszenia Projektu, przekazania materiałów oraz przedstawienia informacji dotyczących wdrożenia, a korzystanie z nich przez Organizatora zgodnie z Regulaminem nie narusza praw osób trzecich.
2. Jeżeli Zgłoszenie dotyczy wdrożenia przeprowadzonego u klienta, partnera lub w innej organizacji, Uczestnik jest zobowiązany uzyskać jej zgodę na wykorzystanie informacji w Konkursie oraz na publiczną prezentację Projektu w zakresie przewidzianym w Regulaminie.
3. Zgłoszenie nie powinno zawierać tajemnicy przedsiębiorstwa, danych osobowych osób innych niż osoba zgłaszająca ani innych informacji objętych obowiązkiem poufności, chyba że Uczestnik ma prawo je ujawnić i wyraźnie oznaczył ich poufny charakter. Organizator może zażądać przekazania wersji materiałów przeznaczonej do publicznej prezentacji.
4. Z chwilą przesłania Zgłoszenia Uczestnik udziela Organizatorowi niewyłącznego i nieodpłatnego upoważnienia do utrwalania, zwielokrotniania i udostępniania materiałów Organizatorowi, Kapitule, ekspertom oraz podmiotom wspierającym Organizatora – wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia i udokumentowania Konkursu.
5. W przypadku zakwalifikowania Projektu do prezentacji podczas Konferencji Uczestnik udziela Organizatorowi niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na wykorzystanie nazwy i opisu Projektu oraz przekazanych materiałów w celu prezentacji Projektu i promocji Konkursu oraz Konferencji, bez ograniczeń terytorialnych, na następujących polach eksploatacji:
a. utrwalanie i zwielokrotnianie techniką drukarską i cyfrową;
b. publiczne wyświetlanie i prezentowanie podczas Konferencji oraz innych działań informacyjnych Organizatora;
c. publiczne udostępnianie w Internecie, w szczególności na stronach internetowych i profilach Organizatora w mediach społecznościowych.
6. Organizator może dokonywać skrótów, redakcji i zmian formatu materiałów, o ile nie prowadzi to do zniekształcenia charakteru Projektu ani przekazu Uczestnika.
7. Uczestnikowi nie przysługuje wynagrodzenie za udział w Konkursie ani za korzystanie z materiałów w granicach określonych w Regulaminie.
§ 6 Reklamacje
1. Reklamacje dotyczące sposobu przeprowadzenia Konkursu należy zgłaszać Organizatorowi w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia wyników, w formie elektronicznej na adres e-mail: hrtech@polskieforumhr.pl. O zachowaniu terminu decyduje data wysłania wiadomości.
2. Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko osoby zgłaszającej, nazwę Uczestnika, adres e-mail, opis przyczyn reklamacji oraz określenie oczekiwanego sposobu jej rozstrzygnięcia. Organizator może wezwać do uzupełnienia braków reklamacji w wyznaczonym terminie.
3. Organizator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania albo od dnia uzupełnienia jej braków i przekazuje odpowiedź na adres e-mail wskazany w reklamacji.
§ 7 Przetwarzanie danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych osób zgłaszających, osób kontaktowych oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z Konkursem, jest Organizator.
2. Dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia i oceny Zgłoszeń, kontaktu z Uczestnikami, organizacji finału, ogłoszenia wyników, rozpatrywania reklamacji oraz ochrony przed roszczeniami.
3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawiera Klauzula Informacyjna stanowiąca Załącznik nr 1 do Regulaminu i jego integralną część.
4. Przed wysłaniem Zgłoszenia osoba przekazująca dane jest zobowiązana zapoznać się z Klauzulą Informacyjną.
§ 8 Postanowienia końcowe
1. Regulamin jest wiążący dla Organizatora i Uczestników.
2. Organizator może wykluczyć Uczestnika lub pozostawić Zgłoszenie bez rozpoznania, jeżeli Uczestnik narusza Regulamin, przepisy prawa, prawa osób trzecich lub zasady etyczne, podał nieprawdziwe informacje albo nie przedstawił żądanych wyjaśnień pozwalających usunąć uzasadnione wątpliwości.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za problemy w przeprowadzeniu Konkursu spowodowane zdarzeniami, których mimo zachowania należytej staranności nie mógł przewidzieć lub którym nie mógł zapobiec, w szczególności działaniem siły wyższej, awarią niezależnej infrastruktury albo zmianą przepisów prawa.
4. Organizator nie odpowiada za skutki podania przez Uczestnika nieprawdziwych lub nieaktualnych danych ani za naruszenie praw osób trzecich przez treść Zgłoszenia. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za zgodność Zgłoszenia z prawem i prawdziwość złożonych oświadczeń.
5. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.
6. Organizator może zmienić Regulamin, przedłużyć termin zgłoszeń, zawiesić albo odwołać Konkurs, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami organizacyjnymi, technicznymi, prawnymi lub innymi okolicznościami niezależnymi od Organizatora. Zmiany nie mogą naruszać praw nabytych przez Uczestników.
7. Informacja o zmianie Regulaminu, zawieszeniu albo odwołaniu Konkursu zostanie opublikowana na stronie Konkursu, a po rozpoczęciu przyjmowania Zgłoszeń także przekazana Uczestnikom na adresy e-mail wskazane w Formularzu. Zmiana Regulaminu wchodzi w życie w terminie wskazanym przez Organizatora, nie wcześniej niż z dniem jej ogłoszenia.
8. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.